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La Plata, 7 de marzo de 2019
Señor/a Presidente de Filial
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Tengo el agrado de dirigirme a Ud. a los efectos de realizarle una serie de aclaraciones relacionadas a: las registraciones contables que debe llevar la filial y con respecto a los artículos 60 y 61 del reglamento del Colegio aprobado por Asamblea General Ordinaria del 28/7/2018.
Para la confección de los estados contables de la Institución, Colegio Central y filiales, se requiere de una uniformidad de criterios contables y coordinación entre los distintos colaboradores de la institución en el armado y envió de la información. Gracias a los avances tecnológicos que hoy hace posible y facilita lo que tiempo atrás era muy complicado y a la mejora de la infraestructura de todos los involucrados en conectividad, hardware y software, hace posible la implementación de un sistema único.
La actualización del Reglamento del colegio termino de ordenar, en materia administrativa contable, la preparación, confección y presentación de documentación que será utilizada para informar a los distintos organismos de acuerdo a las normas vigentes.
Las filiales deberán registrar contablemente, de acuerdo a las normas de auditoria, todas las operaciones que realicen, estas serán la base contable de sus operaciones, aquellas que ya cuentan con el sistema plataforma lo realizaran de acuerdo a la implementación realizada con personal del colegio, en cambio las que todavía no cuenten con dicho sistema, lo realizaran en el sistema propio con que cuenten, de acuerdo al plan de cuenta establecido por este colegio con motivo del cierre del ejercicio pasado.
Las filiales al cierre del ejercicio deberán preparar la información contable de acuerdo a las Normas Contables Vigentes, Resoluciones Técnicas: 6, 8, 11,16, 17, 18, 19, 25, 27, 28, 30, 31, 39, 40, 41 y 42 y/o sus modificatorias, en cuanto sean de aplicación en cada Filial y de esta manera confeccionar los estados contables en forma conjunta.
Asimismo las filiales deberán remitir a la Sede Central la siguiente documentación:
1 Balance de sumas y saldos al 31 de marzo de 2019, con los saldos finales ajustados y conciliados, que se correspondan con la información solicitada en los puntos siguientes
2 Mayores de todas las cuentas de todo el ejercicio
3 Libro diario
4 Arqueo de Fondos y Valores al 31/03/2019, con minuta de cálculo en caso de Moneda extranjera.
5 Comprobantes de todo el ejercicio de la compra de moneda extranjera.
6 Conciliaciones bancarias mensuales de todo el ejercicio 2018/2019
7 Resúmenes de cuenta Bancarios de todo el ejercicio económico
8 Inventario de Inversiones, con documentación de respaldo de las colocaciones de todo el ejercicio, identificación del tipo de moneda, para el caso de moneda extranjera minuta de cálculo de la conversión a pesos con la cotización del día en que se realizó la operación. Identificación de intereses devengados, no devengados y ganados
9 Inventario conciliado e integrado de todas las cuentas a cobrar y a pagar.
10 Integración y minuta de cálculo de todas las previsiones registradas
11 Inventario de Bienes de Uso, con los siguientes datos:
o Descripción del bien
o Valor de origen
o Fecha de compra, fecha de registración contable
o Tasa de amortización
o Amortización acumulada
o Estado de conservación del bien
12 Composición de la cuenta capital con anticuación de las altas.
Aquellas filiales que cuenten con el sistema Plataforma NO deberán enviar físicamente los puntos 1, 2 y 3.
La fecha de entrega de la información contable es hasta el 15 de mayo de 2019.
Por otra parte, en los artículos 60 y 61 se establecen las pautas para realizar la asamblea anual de las filiales y los temas mínimos a tratar en esta, entre los cuales se encuentran: Informe económico financiero y presupuesto ejecutado como así también el presupuesto del próximo ejercicio.
Como esta modificación se llevó a cabo en julio de 2018 y las Asambleas de las filiales ya se habían realizado, lógicamente no estuvo contemplada la presentación de un presupuesto por parte de la filial, por lo que en la asamblea que se aproxima la filial no podrá tratar el presupuesto ejecutado.
Es así que solicitamos que solo se trate el informe económico financiero y el presupuesto para el próximo ejercicio.
El primero, es un informe sobre la gestión realizada en el periodo 1/4/2018 al 31/3/2019 exponiendo en cuadros comparativos, con el ejercicio anterior, los ingresos percibidos y egresos realizados con un análisis de estos en forma particular y en su conjunto. Toda información adicional que se pueda presentar a los colegas estará a vuestro criterio.
En cuanto al presupuesto para el ejercicio siguiente, periodo comprendido entre el 01/04/2019 y el 31/03/2020, se adjunta un modelo con especificaciones para su confección, las cuales deben respetarse a excepción de que se quiera brindar al matriculado mayor información y se desee ampliar a este en más rubros o con cuadros explicativos.
En una primera columna se volcaran los importes presupuestados y en una segunda los efectivamente ejecutados. Como resultante, en una tercera columna se mostrara la diferencia entre la primer y segunda columna, cuyo principal fin será mostrar los desvíos entre lo presupuestado y lo real.
En la confección del Presupuesto el resultado que se obtenga entre ingresos y egresos presupuestados deberá ser 0, por lo tanto el resultado global de lo recaudado y lo gastado en el periodo presupuestado deberá ser equilibrado.
A modo de ayuda orientativa sobre qué incluir en algunos de los rubros que puedan generar algún tipo de duda al respecto, se brinda una breve aclaración de los mismos:
Egresos presupuestados: Son todos aquellos necesarios para la operatoria anual sobre los que se tiene conocimiento y certeza de que ocurrirán.
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Otros gastos en personal: Agrupa conceptos tales como premios, bonificaciones y sumas no remunerativas dadas al personal.
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Gastos de mantenimiento: Todo gasto vinculado al mantenimiento y limpieza de instalaciones, rodados, muebles y útiles.
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Gasto de defensa profesional: Aquellos en los que se incurre para salvaguardar el prestigio y defensa de la profesión, como ser: campañas en medios de comunicación, honorarios y asesoramientos específicos y todo aquel vinculado a brindar conocimiento a la sociedad acerca de la actividad farmacéutica.
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Homenajes y recepciones: Incluye todos los gastos realizados en eventos y agasajos.
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Cursos de actualización: En este rubro se debe incluir todos los gastos necesarios para la realización: honorarios del profesor, refrigerio brindado, fotocopias o impresiones, etc.
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Otros egresos: Comprende a cualquier otro egreso no incluido en los rubros detallados en la planilla.
Egresos no presupuestados: Se deberán detallar los egresos excepcionales que debió afrontar la filial y no se encontraban presupuestados. Por ejemplo: Honorarios profesionales no previstos, indemnizaciones, etc.
Ingresos presupuestados: Comprende a los ingresos comunes de la operatoria normal de la filial.
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Otros ingresos: En esta clasificación se incluirán a aquellos ingresos que no se correspondan a alguno de los rubros de la planilla, siempre y cuando se encuentren enmarcados en las actividades previstas por la ley 6.682 y guarden coherencia con las normas contables y de auditoria.
Ingresos no presupuestados: Responde a todo ingreso excepcional que pueda llegar a tener la filial siempre y cuando esté enmarcado dentro de la ley de creación del Colegio y las normas contables y de auditoria.
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El presupuesto debe considerar netamente el aspecto financiero de la filial. Es decir, al momento de registrar los montos, se deberá hacer por el importe efectivamente ejecutado o ingresado, por ejemplo no deberá contemplarse amortizaciones, previsiones, diferencias de cambio o supuestas sumas a cobrar por retenciones.
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A los fines de confeccionar el presupuesto los parámetros generales a tener en cuenta serán provistos por el Colegio Central, entre los que se encuentran: Índice de inflación; variación en el precio de los medicamentos; cotización del dólar; paritaria salarial de Utedyc; En cuanto a los ingresos por matricula (esta la determina la asamblea del Colegio central en el mes de julio) se estimara que se incrementará de acuerdo al valor especificado para la paritaria salarial de Utedyc.
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El periodo que comprende el presupuesto abarca desde el 1° de abril del año corriente al 31 de marzo del siguiente año.
Dicha información deberá ser enviada de acuerdo al artículo 86 del reglamento del Colegio a la dirección de mail: auditoria@colfarma.org.ar
Sin otro particular, le saludamos muy atentamente.